Privacyverklaring Omgevingsraad Schiphol en Stichting Ondersteuning Omgevingsraad Schiphol
November 2018
Bescherming persoonsgegevens
Deze privacyverklaring heeft betrekking op de activiteiten van de Omgevingsraad Schiphol (ORS) en de Stichting Ondersteuning Omgevingsraad Schiphol (SOORS). De ORS en de SOORS verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de beginselen van verwerking van persoonsgegevens zoals deze in de Wet op Bescherming Persoonsgegevens en de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn bepaald. In dit document wordt toegelicht welke persoonsgegevens worden verwerkt en hoe de ORS en SOORS de privacy daarvan borgt.
Gebruik van persoonsgegevens
De ORS en de SOORS verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die ten behoeve van de in de wet- en regelgeving vastgelegde doel en taken, noodzakelijk zijn. (Wet Luchtvaart, Regeling CROS, Bestuursreglement ORS, Bewonersreglement ORS, Statuten SOORS).
Het betreft persoonsgegevens van onder andere de volgende personen:
- – De deelnemers/leden van de ORS en hun vervangers
- – De (ambtelijke) ondersteuners van de deelnemers
- – De personen die namens de deelnemers zitting nemen in werkgroepen
- – De contactpersonen van deelnemers aan de Omgevingsraad Schiphol
- – Van opdrachtnemers die diensten leveren
- – Personeel van de stichting
- – Personen via mail contact opnemen met de Omgevingsraad Schiphol
- – Abonnees van de nieuwsbrief
De persoonsgegevens die worden verwerkt hebben in de meeste gevallen betrekking op contactgegevens zoals, naam, voornaam, voorletters, adres, postcode, woonplaats, emailadres, telefoonnummers, en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens. Voor het nakomen van financiële verplichtingen worden in enkele gevallen ook rekeningnummers, BSN-gegevens en persoonsbewijzen verwerkt.
Bewaartermijn
De ORS en de SOORS bewaren persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld.
Doorgifte aan derden
Persoonsgegevens worden nooit zonder uitdrukkelijke toestemming doorgegeven aan een derde voor verdere verwerking, behalve als daar een wettelijke verplichting aan ten grondslag ligt. In gevallen waarin derden gegevens verwerken voor de ORS of de SOORS wordt een verwerkingsovereenkomst opgesteld.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Personen hebben het recht om hun bij de ORS en SOORS geregistreerde persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Zij kunnen een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar het secretariaat van de ORS. Het secretariaat van de ORS zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op een verzoek reageren.
Beveiliging gegevens
De ORS en de SOORS nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van persoonsgegevens tegen te gaan. Ondanks alle technische- en organisatorische maatregelen kan een inbreuk (datalek) nooit volledig worden uitgesloten. Personen wordt gevraagd contact op te nemen met het secretariaat als de indruk bestaat dat gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik. Het secretariaat pakt meldingen direct op voor nader onderzoek en neemt die organisatorische en technische maatregelen die nodig zijn om verdere schade te voorkomen. Iedere inbreuk in verband met persoonsgegevens worden door ons gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij niet waarschijnlijk is dat deze een risico inhoudt.
Website en nieuwsbrief
De website van de ORS maakt gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat om te borgen dat persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen. De voor- en achternaam, de organisatie waarvoor men deelneemt aan de ORS, en in enkele gevallen de e-mailadres van de deelnemers worden op de website geplaatst zodat contactgegevens van deelnemers kunnen worden gevonden door andere deelnemers en door burgers en overheden die geen deelnemer zijn. Voor het plaatsen van deze gegevens wordt toestemming gevraagd.
Op de website kunnen geïnteresseerden zich aanmelden met naam en e-mailadres om reacties te kunnen plaatsen. Deze gegevens wordt uitsluitend bij toestemming van gebruikers gebruikt om informatie te geven over toekomstige interactie mogelijkheden op de website.
Daarnaast is het voor geïnteresseerden mogelijk om zich via de website aan te melden voor de nieuwsbrief van de ORS. De ORS gebruikt deze gegevens (e-mailadres) enkel voor het doorsturen van de nieuwsbrief.
De ORS monitort het gebruik van de website en de nieuwsbrief met als doel daarover in algemene termen verslag uit te brengen aan de leden van de ORS.
Contact
Indien u meer wilt weten over uw rechten onder de privacywetgeving en de manier waarop de ORS en de SOORS met uw persoonsgegevens omgaan, kunt u bellen naar 023- 5685230.